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Bilan d’une équipe au temps du COVID : apprentissages et nouveaux usages

09.2021
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Pourquoi cet article ?

Comme de très nombreuses organisations en France, cela fait maintenant plus d’un an et demi que nous sommes quasi totalement en télétravail chez Ticket for Change. Avec les 26 salariés, mais aussi avec nos bénéficiaires, et toutes nos parties prenantes, nous avons dû nous adapter, nous réinventer. Ce que cette crise que nous vivons tous aura eu de positif pour nous, c’est qu’elle nous a contraint à tester (beaucoup), à se planter (beaucoup), et donc, à apprendre (très très beaucoup).

Nous sommes conscients que nous avons beaucoup de chance : nous sommes dans un secteur (la formation), qui de par la nature même de son métier peut s’adapter au digital.

Alors que cette rentrée est placée sous le signe de la reprise du présentiel, on a donc décidé de prendre le temps de se poser sur ces apprentissages et de vous les partager, avec plein d’exemples concrets, en espérant qu’ils pourront vous être utiles.

L'article est découpé en 3 grandes parties :

1/ S'équiper et se former aux bons outils
2/ Ne pas juste adapter mais réinventer pour transformer les contraintes en opportunités
3/ Et après ?



1/ S'équiper et se former aux bons outils


Tout au long de cet article on va être évidemment pas mal amenés à mentionner des outils qu’on utilise au quotidien, alors voici une petite présentation des principaux avant de vous parler de nos usages.


Klaxoon, ou comment un outil nous est devenu indispensable 


Ça fait partie de ses intuitions qu’on se remercie encore d’avoir eues : en janvier 2020, on recontacte Klaxoon avec qui on avait collaboré sur un événement. On leur demande s’ils font des partenariats avec des associations. La réponse est oui, le partenariat est bouclé, et quelques semaines plus tard, le confinement est déclaré...


Et honnêtement, sans ça, on ne sait pas comment on aurait passé cette année ! On a commencé par former tout le monde : notre équipe ainsi que nos bénévoles et formateurs qui animent nos ateliers et programmes partout en France. 


On a pu rapidement transformer nos usages, nos modes de collaboration, d’interactivité et de modélisation, en interne comme en externe, 


1/ Collaboration et prise de décision : on a pu collaborer de manière synchrone et asynchrone, par exemple pour des brainstorming, des sessions de travail ou même des élections sans candidats. On a pu ainsi raccourcir le temps de certaines réunions en synchrone, grâce au travail en asynchrone réalisé en amont sur les boards. On reviendra sur un exemple concret plus tard. 


2/ Interactivité : pour les événements que nous organisons ou co-organisons comme les Universités d’Été de l’économie de Demain, ou lors de nos séminaires d’équipe, on a pu démultiplier l’interactivité avec les participants, à travers plein de fonctionnalités très simples d’utilisation mais hyper puissantes comme des sondages ou des quizz qui permettent au public de devenir acteur. 


Participant des Universités d'Été votant sur Klaxoon pendant une plénière


3/ Modélisation & visualisation : ce que cela nous permet aussi c’est de modéliser certaines de nos pédagogies et de nos méthodes, de manière super visuelle, pour mieux les transmettre entre nous et à d’autres. On a créé une sorte de dossier partagé (un network) sur Klaxoon avec plein de templates partagés avec l’équipe et aussi avec nos bénévoles et formateurs, pour capitaliser sur les bonnes pratiques et apprentissages de chacun. Ça a facilité notre capacité à transmettre nos méthodologies en ligne. Pour s’inspirer et apprendre de nouvelles méthodologies, on est aussi beaucoup en veille sur les nouveaux templates qui sortent sur Klaxoon, ça nous donne plein d’idées de méthodologies d’intelligence collective pour animer nos réunions et ateliers.


La visualisation nous aide aussi beaucoup lors de nos ateliers d’intelligence collective pour capitaliser sur le travail fait et le transmettre. Avant quand nous faisions des formations en présentiel avec des petits groupes, chaque groupe travaillait sur des paperboards pas toujours très lisibles, et à la fin de la formation c'était très difficile de les exploiter, de les remettre au propre, de les partager. Là on gagne beaucoup de temps car c'est tout de suite clair et lisible. ça ne demande que peu de retravail, et les participants peuvent voir facilement ce sur quoi travaillent les autres groupes.


Network de l'équipe Réplication au sein de Ticket


Les alternatives : mais vous pouvez aussi utiliser Mural qui propose certaines fonctionnalités similaires aux boards Klaxoon. Mais Klaxoon propose une offre gratuite sans limitation de durée, qui permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de Board.


Les autres outils


Outils de visioconférence

On a voulu insister sur Klaxoon parce que c’est le seul outil qu’on n’utilisait pas du tout avant le confinement et qui a transformé en profondeur nos usages. Mais bien sûr on a d’autres outils qui nous sont indispensables aujourd’hui comme différents outils de visioconférence (googlemeet et zoom notamment). On en reparlera dans les usages.


Slack

Comme beaucoup de monde aussi, on a renforcé notre usage de Slack, cet outil de collaboration et de communication au sein de l’organisation. Et c’est devenu assez vite invivable, parce que l’on compensait le manque de communication verbale au bureau et aux pauses, par un flot de conversations Slack, de création de nouveaux canaux etc.

Alors une petite équipe de volontaires en interne s’est emparée du sujet (#lesaccrodelorganisation) et a repensé les process et les règles d’usage. Ça peut paraître rigide, mais en fait ça nous a libéré. Comme souvent : la liberté se trouve dans le cadre… Face à une culture qui devenait de plus en plus écrite, il était nécessaire de reposer un cadre, de nommer les travers. 

ça rigole pas.

Par exemple, on le sait, Slack peut créer une culture de stress énorme : on se dit qu’il “faut” écrire un peu toute la journée, pour prouver qu’on est là, qu’on travaille, qu’on participe. C’est la culture du présentéisme transposée à l’écrit. Et les notifications permanentes contribuent à entretenir un climat de “FOMO” (Fear of Missing Out), cette peur de rater une info, un événement important.

Il faut absolument adresser ces dérives, les nommer et poser un cadre qui permet de les atténuer. La culture écrite a des avantages énormes comme la transparence et la capitalisation, mais elle comporte aussi ces dérives, et elle est très chronophage.

Parmi les bonnes pratiques qu’on a mises en place et qui sont toutes détaillées dans une présentation explicative que tous les nouveaux doivent lire, il y a par exemple le fait d’avoir défini un petit nombre de chaînes “obligatoires” pour les infos très importantes qui concernent toute l’équipe, et d’encourager à quitter les chaînes sur lesquelles on n’est pas indispensable. On est passés de 50 chaînes à 20 grâce à cette méthode. Et même si on a encore des progrès à faire bien sûr, Slack est redevenu un outil vraiment utile et agréable pour chacun.

ça rigole vraiment pas...



Notion

Dans ce contexte de télétravail, un besoin a été renforcé, c’est celui de rassembler et présenter les docs / ressources importantes et intemporelles à toute l'organisation. 

Alors on a mis en place un “WikiTicket” avec 2 objectifs : 

Et tout ça bien sûr de manière collaborative donc chacun peut rajouter des documents ou informations, tout en suivant là aussi un cadre, une liste de règles destinées à faire que cet outil reste utile et agréable.

Pour cela on a utilisé l’outil Notion, un outil incroyable conçu pour t'aider à organiser depuis une seule interface tous tes types de documents, bases de données, contenus, notes etc. C’est un outil payant mais qui propose des tarifs très accessibles.

Notion c'est la vie.


Les alternatives : pour les visio-conférences honnêtement on n’en a pas aujourd’hui. On utilise aujourd’hui la suite Google pour les associations et donc évidemment tous les services qui en découlent restent ce qu’il y a de plus pratique pour nous. Force est de constater qu’il est difficile aujourd’hui d’utiliser des outils indépendants qui offrent la même qualité de visio. Si vous avez des idées n’hésitez pas ! 

 


2/ Ne pas juste adapter mais réinventer pour transformer les contraintes en opportunités


Maintenant qu’on a parlé des outils, rentrons dans les usages et le mode de fonctionnement. Là aussi on a pas mal appris.


Réunions et rituels

On a très vite réalisé qu’on ne pouvait pas garder les mêmes durées et les mêmes formats à nos réunions et rituels habituels et transposer ça en digital. Le temps d’attention en ligne est plus court, et les possibilités de se faire happer par une notification ou autres sont bien plus fréquentes. Et pourtant, jamais on n’a eu plus besoin de se voir, de se parler, de partager. 


Alors tout d’abord on a activé une option très simple dans Google Calendar : définir la durée classique d’une réunion à 50min et non à 1h. C’est tout bête, mais si on y arrive, cela permet d’avoir des vraies pauses entre chaque visio et de ne pas avoir l’impression de finir la journée lobotomisé.



On a aussi entièrement repensé nos rituels d’équipe, et on s’est servi de nos outils pour les faciliter.


Aujourd’hui tous les jeudi de 14h à 15h on a un temps d’équipe.

La veille, on a un slackbot (un message automatique programmé sur Slack) qui nous demande de préparer nos points à partager et invite à prendre une fonction : scribe, animateur ou time-keeper. 



Pendant la première demi-heure c’est un moment de partage d’infos. Là encore ce qui est super important c’est de poser le cadre : C’EST OK DE NE PAS PARTAGER, de ne pas se sentir obligé de prendre la parole, de prendre de la place pour montrer qu’on a bien travaillé. Si les 26 personnes de l’équipe devaient prendre la parole, on ne s’en sortirait pas ! Chacun a 2min pour parler (chronométrées par le time-keeper), et le scribe prend des notes de manière très synthétique et partage le compte-rendu sitôt la réunion terminée pour les personnes qui n’étaient pas présentes. En 30 minutes seulement on arrive à balayer un nombre d’informations énorme et le fait de chronométrer donne du rythme.


Ensuite pendant la deuxième demi-heure, c’est un moment de partage que chacun peut réserver sur les agendas en avance (un moment d’inspiration avec une personne extérieure, un retour d’expérience plus poussé sur un sujet ou un partage d’information importante à creuser).


Ces moments de partage d’infos ont été déclinés par pôle : chaque pôle a 1/2h de point hebdo, et on utilise un template Klaxoon pour rendre ça agréable et visuel. 



 Au delà du partage d’infos, ce qui est super important à ce niveau là c’est la partie “météo” du début, pour partager comment ça va, à l’aide d’un picto. C’est primordial pour essayer de détecter les problématiques pro ou persos de chacun, plus difficiles à identifier à distance. Ne pas faire à la va-vite comme un passage obligé, mais donner de la valeur et de l’importance à ces temps de météo pour que chacun se sente libre de dire si ça ne va pas.

Certaines personnes de l'équipe se sont ainsi portées volontaires pendant le premier confinement pour créer une petite équipe de travail "Prendre soin de nous", et on créé une vidéo pour partager des bonnes pratiques, notamment sur “comment faire une VRAIE météo” afin d'en faire un moment authentique et utile pour tous.


Réinventer nos modes de prise de décision

Chez Ticket nous avons un modèle d'organisation ouverte, horizontale. Cela implique des modalités de prises de décisions très processées. L’idée N’EST PAS que tout le monde donne son avis ou décide de tout. Les prises de décisions stratégiques ne sont pas prises (comme classiquement par un comité de direction) mais par un collectif de 7 personnes, 7 représentants élus par leurs équipes : le cercle stratégique.

Sur Klaxoon, nous avons développé un template de ‘Prise de décision’.

Pour lutter contre les syndromes de réunionite aiguë nous nous demandons tout le temps :  Qu’est-ce qui est indispensable de faire en synchrone ou en asynchrone  ? Pour cela, Klaxoon aide beaucoup ( nous pouvons préparer en amont / liker les sujets essentiels / rebondir ). Ainsi, le temps de réunion est réduit à l’essentiel.

Il est utilisé pour tout type de décision, une nouvelle stratégie, un budget prévisionnel, le renouvellement d’un partenariat stratégique, des décisions RH clés comme le passage en CDI d’une personne.  

En amont de la réunion, nous demandons à tout le cercle stratégique de prendre connaissance d’une fresque qui explique le sujet pour qu’ils comprennent et qu’ils puissent avoir un avis.

Ensuite, des sujets sous-jacents sont définis, ceux-ci permettent de ne pas accepter ou refuser la décision dans sa globalité mais de pouvoir rentrer dans le détail. 

Ainsi, grâce au code couleur et aux pictogrammes : 

Le cercle réagit à chaque sous-partie de la décision en donnant son avis dans son espace dédié. 

Ainsi, pendant la réunion, on peut se concentrer sur la tendance verte ou rouge. Si la tendance est verte, on regarde directement les recommandations et on prend le temps de se célébrer :)

Si la tendance est rouge, on rentre sur du sujet, on regarde ce qui bloque et on refait un tour. 

Cette manière de procéder nous permet de nous concentrer sur ce qui fait débat. Et en moins d’une heure, nous avons pris notre décision. 

Avant d’utiliser Klaxoon pour notre prise de décision, le porteur de la prise de décision prenait des notes de son côté. Il y avait un tour de table où chacun exprimait son ressenti, ses recommandations et éventuellement sa validation. Souvent, on se noyait dans la décision en oubliant pourquoi nous sommes là  

La prise de décision durait en moyenne 3h00, donc nous avons divisé par 3 en moyenne notre temps de réunion. 

L'outil permet de structurer la démarche, on a appris que l’asynchrone permet de structurer et de se concentrer sur ce qui est essentiel. 


Réinventer nos pédagogies 


De même pour nos pédagogies, on s’est très vite dit qu’il ne suffisait pas juste de transposer en digital. Mais qu’il s’agissait de se réinventer pour que les expériences restent fortes et transformatrices pour les participants.

Là encore ce qui est génial c’est que les contraintes de départ peuvent se transformer en opportunité.



Les mises en corps


Par exemple, ce qui nous inquiétait pas mal au début, c’était les mises en corps. Chez Ticket for Change, depuis toujours nos pédagogies sont basées sur un triptyque tête - coeur - corps. Nous sommes convaincus que pour être un acteur de changement, dans la durée, pour se mettre en mouvement, il est nécessaire de l’incarner dans son corps, et de s’aligner avec celui-ci. Et donc il y a toujours ce que l’on appelle des mises en corps, ou exercices somatiques.

Au départ c’était donc clairement la panique pour se dire comment on allait pouvoir faire cela à distance ! Et puis on s’est demandé comment renverser la donne, faire de cette distance une force. Ces mises en corps sont souvent au début des moments déstabilisants, déconcertants pour beaucoup de personnes. Derrière l’écran on pouvait demander aux personnes de s’allonger, de bouger mais hors du cadre. Beaucoup de personnes nous ont confié que ça les avait beaucoup aidé, qu’elles ne s’étaient pas senties jugées, regardées, et qu’elles avaient pu lâcher prise.

On utilise aussi la contrainte du cadre pour en faire des jeux : par exemple une mise en corps consiste à devoir créer une oeuvre collective en utilisant la disposition des vignettes de chacun.

C’est tout aussi imaginatif que de le faire en live finalement !


Donner du rythme


Ce que permet le digital c’est aussi de donner davantage de rythme : on peut sans cesse varier les types de supports, de contenus, passer de la plénière à un mode en petits groupes en quelque clics,  interrompre un discours par un sondage, un quizz, un jeu ou une session d’inspiration avec un intervenant extérieur.


Là encore cela devient une opportunité : faire venir un intervenant reconnu pour 30 minutes, cela lui prend à minima 1H30 en présentiel. Le temps de se préparer, de venir, de rester quelques minutes à parler après l’intervention, puis de rentrer - et encore, c’est si on est dans la même ville ! En digital on a pu davantage oser proposer à des personnes que l’on pensait “intouchables” d’intervenir. Par exemple pour un séminaire d’équipe, Edgar Morin est venu nous parler pendant 30 minutes au cours d’une session passionnante. Il y a très peu de chances pour que cela se soit produit en présentiel.



3/ Et après ?


Hybride or not hybride ? la question elle est vite répondue

On l’a donc vu pendant cette dernière année et demi, le digital nous a permis de faire de nombreux bons en avant, de tester des choses plus rapidement, d’être plus agiles souvent, d’avoir moins de logistique. Il y a PLEIN d’avantages, comme ceux que l’on a vu tout au long de ces articles, mais aussi le fait que l’on peut toucher des gens partout en France ou même dans le monde, dans des endroits reculés ou nous ne pourrions pas aller en présentiel par exemple. 

Et puis le digital convient aussi mieux à certaines personnes : des parents d’enfants en bas âge par exemple, qui ne pourraient pas se déplacer pour du présentiel. Ou pour les timides aussi : ainsi on a remarqué dans notre Parcours Entrepreneur, que les gens timides posaient beaucoup plus de questions sur le tchat zoom que lorsqu’ils doivent le faire à l’oral. Cela permet donc de donner une voix à ceux qui osent moins la ramener en temps normal :)


Alors il est évidemment impensable de revenir au 100% présentiel. Et nous n’en aurions pas envie. Le présentiel c’est aussi beaucoup plus chronophage et lourd logistiquement à préparer, cela implique des déplacements souvent. C’était très fatiguant pour les équipes, et on ressentait parfois une forme de lassitude.

Donc oui nous allons continuer à proposer nos programmes : 


C’est le cas de notre Parcours Entrepreneur, le programme “historique” de Ticket for Change : 4 séminaires de 5 jours répartis sur 6 mois pour accompagner 50 graines d'entrepreneurs du changement. En 2020 il a fallu entièrement le transposer en urgence en digital. Avec plus ou moins de succès évidemment selon les formats, les sessions. Et aujourd’hui on a décidé qu’on alternerait : sur les 4 séminaires, 2 seraient en présentiel, et 2 en digital, pour toutes les raisons citées plus haut.


On est super fiers d’avoir eu d’excellents retours de nos bénéficiaires sur nos formats en ligne. On ne pensait pas pouvoir proposer des expériences aussi fortes de cette manière. Mais clairement cette année et demi nous a aussi fait prendre conscience de la puissance du présentiel, de l’informel pour créer le groupe, créer du lien dans la durée, créer un véritable sentiment d’appartenance.

L’expérience est très forte sur le moment, et c’est fantastique, mais il est plus dur de garder les liens sur le long terme sans finir par se voir, créer du lien avec tout notre corps, notre langage non-verbal, notre posture. 

Alors on va prendre le meilleur des deux mondes, essayer de proposer des formats différents selon les possibilités et sensibilités de nos bénéficiaires. Certains on le sait attendent depuis plus d’1 an que l’on reprenne nos formats en présentiel, ils nous l’ont dit, quand d’autres seront toujours ravis que l’on puisse proposer des formats en ligne.

parce que quand même on aime bien boire des coups ensemble :)


Repenser collectivement notre vision du télétravail


Cette période nous a aussi évidemment conduits comme beaucoup d’organisations à repenser collectivement le télétravail. On a fait participer toute l’équipe, on a demandé les avis de chacun. On a reconnu tous les bénéfices du télétravail : transparence, inclusion, efficacité, capitalisation, flexibilité…

Mais on a aussi reconnu que cela nous avait permis de prendre conscience de ce qui est essentiel en présentiel comme on le disait plus haut, d’autant plus au sein d’une équipe. Nous n’allons donc pas lâcher nos bureaux comme beaucoup d’organisations l’ont fait pendant cette période, c’est notre camp de base, notre foyer. Au contraire, une équipe de volontaires s’est motivée cet été pour les ranger entièrement et leur refaire une beauté avant la rentrée.

Mais bien sûr on s’adapte à ces nouveaux usages, on vient de valider collectivement une nouvelle charte du télétravail et du travail en remote, pour renforcer encore la possibilité pour les salariés de travailler dans les conditions justes pour eux, mais toujours en gardant un cadre (par exemple : à condition d’être présent aux séminaires d’équipe dans l’année). Car on vous l’a dit, on aime bien les cadres… quand ils nous permettent d’être plus libres :)


Renforcement de notre confiance en le collectif

quand on ne peut pas se serrer dans les bras en vrai ça donne ça, et ça fait quand même vachement de bien :)

Ce qui me fascine encore après cette année et demi de distance, c’est à quel point  cela a encore davantage renforcé la confiance entre nous.

Un IMMENSE apprentissage c’est celui de faire confiance aux équipes, de miser sur la force du collectif. Jamais on n’a suivi les horaires, douté une seule seconde de l’engagement des équipes, essayé de tracker si les gens travaillaient vraiment ou regardaient Netflix etc. Au contraire, en faisant confiance et en proposant à chacun d’adapter son agenda en fonction de ses besoins personnels, on a assisté à un renforcement de l’investissement des équipes. C’était un des moments les plus forts du premier confinement, lorsque pendant notre premier moment d’équipe en digital, chacun a souligné la confiance qu’il avait dans le collectif, dans notre travail à tous.

Évidemment là aussi on a de la chance. Parce qu’on fait un métier qui a du sens, parce que le contexte actuel met plus que jamais nos sujets sur le devant de la scène. Jamais on a autant parlé de sens au travail, de l'urgence d'agir pour le climat, pour le monde d’après. 

Cette crise nous ramène plus que jamais à notre fameux WHY, pourquoi nous faisons ce que nous faisons au quotidien. Et un an et demi après son début, on est prêts à continuer de s’adapter et d’apprendre pour innover et ainsi proposer les meilleurs accompagnements possibles à nos bénéficiaires... et à nous-mêmes.


Adèle Galey
Sensibilisation
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